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Dashboard dinámico para proyectos / clientes / pedidos [Excel]

  • Herramientas utilizadas: Office 365: Microsoft Excel
  • Tiempo de construcción: 2 horas
  • Licencia: Este archivo se ha construido como un recurso de referencia y educacional y no debe ser utilizado como asesoramiento legal, financiero u operativo. Este es un proyecto Open Source bajo la  Licencia MIT
  • Descargar: Archivo de Excel
  • Documentación y propuesta de cambios: Repositorio de Github
  • Descripción: Dashboard que pueden utilizar tanto empresas como personas particulares con negocio propio. Se utilizó como ejemplo una empresa que administra distintos proyectos, con diferentes tipos de clientes y diferentes servicios. El archivo puede utilizarse como base para administrar clientes, pedidos, proyectos, etc.
  • Utilización: La idea detrás de este archivo es que cualquier persona pueda utilizarlo como referencia para solventar necesidades particulares y adecuarlo para su uso propio
Este proyecto es parte de un repositorio Open Source. Puedes ver el listado resto de proyectos aquí. Puedes ver el repositorio oficial y documentación  en Github.

Casos de uso

Muchas empresas tienen sistemas de información y bases de datos para la administración del negocio en general, sin embargo, la información es exportada y procesada por analistas – principalmente utilizando Microsoft Excel – para utilizar en reportes interna, presentaciones para alta gerencia y Juntas Directivas. Este dashboard permite visualizar la información importante y actualizarla de forma dinámica para su análisis, comparación, compresión y procesamiento de acuerdo a requerimientos establecidos.

Construcción

  • Creación de pestaña ⌗Data con toda la información a utilizar en el dashboard. Nomenclatura de colores: Las celdas en color azul están formuladas. Las celdas en color gris son listas con dropdowns. La columna “Estado de Pago” tiene formato condicional para fácil distinción en base a código de colores
  • Creación de un tabla dinámica para cada gráfico dentro del dashboard. Las tablas dinámicas se encuentran en pestañas ocultas dentro del archivo
  • Creación de gráficos dinámicos en base a cada tabla dinámica
  • Agrupación de gráficos en pestaña 📊Dashboard
  • Creación de sliders para filtrar la información de cada gráfico. Es necesario reportar las conexiones dentro de los sliders para que estos modifiquen todos los gráficos simultáneamente
  • Creación de recuadros con información fija en base a columnas “Estado de Proyecto” y “Estado de Pago”. Estas se actualizan de acuerdo a la modificación de la información en la pestaña ⌗Data

Funcionamiento

Después de alimentar la información en la pestaña ⌗Data se actualizan dinámicamente los gráficos en la pestaña 📊Dashboard. En esta pestaña se pueden seleccionar los parámetros deseados – ej. año, tipo de cliente, servicio – en los sliders de la parte izquierda para actualizar los gráficos en tiempo real y analizar la información deseada. El funcionamiento está basado en tablas dinámicas (pestañas ocultas en el archivo), gráficos dinámicos y una tabla con toda la información a graficar.

Beneficios

  • Evaluar tendencias y patrones de comportamiento en la información
  • Tener acceso fácil y rápido a información importante como proyectos en proceso o pagos pendientes por parte de clientes
  • Generar gráficos para implementar en reportes de uso periódico
  • Generar gráficos y reportes recurrentes para presentaciones ejecutivas
  • Evaluar gráficamente la salud del negocio a partir de análisis te de costos, ingresos y utilidades para cada periodo
  • Evaluar utilidades de cada uno de los servicios ofrecidos para cada tipo de cliente y tomar decisiones de incremento de recursos para los servicios mas rentables
  • Evaluar utilidades para cada canal de mercadeo utilizado y tomar decisiones de incremento de recursos para los canales que proveen una mayor rentabilidad o retorno en la inversión
  • Conocer los clientes que generan el mayor porcentaje de utilidades en un periodo específico para poder analizar costo vrs. beneficio en la administración
  • Realizar análisis de Pareto en función de la utilidad de los principales clientes. — Gráfico “Utilidad por clientes”. Ej. Enfocar recursos en 20% de clientes que generan 80% de utilidades.

Descarga

Puedes visualizar y descargar el archivo  aquí o puedes visitar el repositorio oficial con documentación en Github para proponer cambios o modificaciones. Cualquier duda o comentario sobre algún error en las fórmulas o con el funcionamiento del archivo puedes escribirme vía twitter a  @oscaroarevalo . El archivo e información en esta publicación son con fines educativos y no representan ningún asesoramiento financiero u operativo.

Si quieres más información sobre el archivo o sobre la implementación para tu caso/empresa en particular puedes escribirme a  oscar@oscaroarevalo.com .